Luleå, September 2016 – Sverige rundabordssamtal strategi planering

 

Minnesanteckningar från GreenS

Referensgruppsmöte 2016-09-29 kl 10.30-12.00

Plats: Energikontor Norr, Luleå

Närvarande: Åsa Nilsson, Energikontor Norr AB. Björn Eriksson, Kommunförbundet Norrbotten; Theresa Hägglund, Bodens kommun; Ylva Sardén, Länsstyrelsen i Norrbotten län.

Närvarande via Skype: Heini-Marja Suvilehto, Upphandlingsmyndigheten

Dagordning

1. Välkommen och presentation av deltagare

2. Nystart och Genomgång och beskrivning av projektet GreenS

3. Diskussion om hur projektet ska arbeta i Sverige, vilka synergier som finns, hur samverkan kan ske, vilka är behoven. o Aktiviteter i projektet: Kartläggning nuläge, online katalog, face to face möten, utbildningar, pilotupphandlingar.

 

Senaste nytt om miljöanpassad offentlig upphandling vad är på gång på nationell, regional och lokal nivå

1. Välkommen och presentation av deltagarna:

Åsa Nilsson är vikarierande projektledare för GreenS, Energikontor Norr AB. Åsa har en skoglig universitetsutbildning och har därefter arbetat som projektledare i många olika projekt inom skog-, klimat- och miljöområdet.

Theresa Hägglund, inköpschef på Bodens kommun. Är utbildad jurist och har tidigare arbetat med upphandling både på Norrbottens läns landsting och inom industrisektorn. Har även arbetat med näringslivsutveckling och affärsjuridik.

Ylva Sarde´n, Energi och klimatrådgivare vid Länsstyrelsen Västerbotten men arbetar övergripande med många olika miljö och klimatfrågor

Björn Eriksson, samverkansledare för miljö, folkhälsa och samhällsbyggnad, Kommunförbundet Norrbotten. Ansvar för upphandlingsfrågor i organisationen.

Heini-Marja (Hippo) Suvilehto är projektledare på Upphandlingsmyndigheten (tidigare Miljöstyrningsrådet) med ansvar för energikrav i offentlig upphandling. Hon har tidigare arbetat på Energimyndigheten med liknande frågor. Hon har även en bakgrund som konsult på ÅF och som projektledare på Stockholms miljöförvaltning.

Förslag till en leverantörs representant i referensgruppen: Tomas Lejon vd på Nordiska bil i Luleå

Att göra!

Åsa kontaktar Tomas Lejon om han har möjlighet att delta i GreenS referensgrupp. Tomas kommer att utse en representant att delta i referensgruppen.

2. Nystart och Genomgång och beskrivning av projektet GreenS

Projektet har partners i åtta länder. I alla länder utom Sverige och Tyskland är det ett energikontor och en offentlig myndighet som är med i projektet.

Mål:

 Förbättra offentliga myndigheters förmåga att genomföra framgångsrika miljöanpassade offentliga upphandlingar. Upphandlingarna ska resultera i energibesparingar, minskade CO2-utsläpp och minskade kostnader.

 Motivera till öad anvädning av miljönpassad upphandling

Definition för miljöanpassad upphandling i projektet:

Upphandlingar som ställer krav på energibesparing, minskade CO2 utsläpp och minskade kostnader.

3. Diskussion om hur projektet ska arbeta i Sverige, vilka synergier som finns, hur samverkan kan ske, vilka är behoven.

Aktiviteter i projektet:

 Kartläggning och nulägesanalys

 Samla in goda och mindre bra exempel på genomförda upphandlingar och publicera dem på projektets hemsida. o Online katalog med goda exempel

o Face to face möten

 Utbildningar

Tre pilotupphandlingar

 Informationsspridning

Kartläggning och nulägesanalys av tillämpning och status för miljöanpassad upphandling i Sverige.

Enkät utvärdering som genomförts i projektet har besvarats av Energi- och klimatstrateger i kommuner som är anslutna till Borgmästaravtalet. Syftet med enkäterna var att få svar på:

 Hur det ser ut med tillämpningen av miljöanpassad offentlig upphandling i respektive land.

 Vilka varor som upphandlas.

 Hur den nationella strukturen ser ut för miljöanpassad upphandling.

 Vilka lagar och mål som finns.

 Hur uppföjning av genomföda upphandlingar ser ut.

 Vilket utbildningsbehov som finns och hur kunskapen kring miljöanpassad upphandling är.

 En av frågorna till kommunerna handlade om hur många och till vilka beloppssummor miljöanpassade upphandlingar genomfördes.

Att göra!

Åsa sammanställer och presenterar resultaten vid nästa referensgruppsmöte.

Teresa gjorde en enkel muntlig behovsanalys för att kunna öka andelen miljöanpassad offentlig upphandling MOU:

 Upphandlingsmyndigheten har en bra databas med kriterier för flera olika produktgrupper.

 

 Det är en brist på specialkompetensen ”hållbarhetstrateger” vid kommunerna. Det krävs en komplex kompetens för att använda kriterierna, förstå dem och kunna genomföra lyckade MOU.

 Upphandlare behöver praktiskt stöd för att genomföra MOU t.ex. för att hantera LCC verktyg och förstå konsekvens vid val av kriterier m.m.

 Leverantöer behöer stö, kanske utbildning:

Stora leverantörer är insatta och har kompetensen i företaget men det är svårare för de mindre företagen att delta i MOU, en gedigen ”upphandlingslunta” att fylla i som är svårbegriplig så att de hellre avstår att lägga anbud.

 Bli bätre påatt föja upp kraven, fick vi det vi ville ha nä vi lade ut upphandlingen.

Att göra!

Avstämning av att Åsa uppfattat- och dokumenterat rätt vid nästa referensgruppsmöte.

Utsläppsstatistik

Hur ser utsläppen och energiförbrukning ut idag i Luleå, Piteå, Boden, Kalix, Pajala, Kiruna, Gällivare samt Arjeplog när det gäller arbetsmaskiner och lätta fordon.

Att göra!

Ylva tar fram statistik till nästa referensgruppsmöte för fortsatt diskussion.

Förslag på genomförda studier för att kunna konstatera nuläge för MOU:

Naturvårdsverket har genomfört en studie 2013 ”Miljöanpassade inköp, verktyg för att nå de nationella miljökvalitetsmålen”.

Att göra!

Åsa har skummat igenom studien. När jag kontaktade naturvårdvesverket för att höra om de diskuterar en ny undersökning inom en snar framtid fick jag se att det nyligen genomförts en nätverksträff för miljöledning i staten 2016 vid Naturvårdsverket.

Nätverksträffen webbsändes och finns dokumenterad på länken nedan.

http://www.naturvardsverket.se/Kalendarium/Dokumentation-fran-seminarier/Natverkstraff-for-miljoledning-i-staten/

På tips av Hippu har jag skummat igenom aktiviteten ”Uthållig kommun”. Det har varit ett av många stöd som Energimyndigheten har förmedlat till kommuner. Stöd till kommunerna har bestått av kunskapsöverföring, projektmedel för samverkan samt hjälp med strukturer för nätverk. Programmet avslutades 2014. En mängd goda exempel från de deltagande kommunerna har samlats för att inspirera andra kommuner både i Sverige och utanför landets gränser. Se länk: http://www.energimyndigheten.se/energieffektivisering/program-och-uppdrag/avslutade-program/uthallig-kommun/

Samla in goda och mindre bra exempel på genomförda upphandlingar och publicera dem på projektets hemsida.

Just goda exempel, men även mindre goda exempel på genomförda upphandlingar är något som efterfrågas, och där finns det inte så mycket sammanställt i dagsläget.

Online katalog över goda exempel ska finnas tillgänglig på projektets hemsida. Det kommer att erbjuda leverantörer av miljöanpassade produkter och tjänster att lägga upp sina

kontaktuppgifter. Skapa en profil och information efter standardiserade mallar. Minst 2 leverantörer som ett exempel på varje vald produkt-/tjänstegrupp. Fordon, gatlysen, datorer/skärmar, solenergi, energitjänster och solceller.

Att göra!

Referensgruppen får gärna mejla Åsa goda exempel på genomförda miljöanpassade offentliga upphandlingar. Inom kategorierna: fordon, gatlysen, datorer/skärmar, solenergi, energitjänster och solceller.

Face to Face möten

Intervju med två leverantörer som levererar miljöanpassade produkter eller tjänster. Inom upphandlingskategorierna. Förslag från referensgruppen: Att intervjua en dataförsäljare och en bilförsäljare

Att göra!

Åsa stämmer av vem frågeformuläret är avsett till, fungerar det att intervjua en bilhandlare och en dataförsäljare.

Utbildning till offentliga aktörer inom miljöanpassad upphandling – 6 utbildningstillfällen för upphandlare och beslutsfattare under 2016-2017

Ett draft utbildningsmaterial har tagits fram, den ligger på hemsidan.

Att göra!

Energikontor Norr, Ulrika planerar och genomför sex utbildningar. Utbildningarna kommer att vara gratis och tillgängliga för alla som vill delta.

1:a utbildningstillfället är en Skype utbildning för Energi och Klimat Rådgivarna, den kommer att genomföras i december 2016.

5 utbildningar kommer att genomföras under VT 2017. Eventuellt samplanera utbildningar med upphandlingsmyndigheten eller Norrbottens kommuner.

Utbildningspaketet samt utvärdering och samanställning planeras vara klart och genomfört sista september 2017.

Tre pilotupphandlingar- Miljöanpassade offentliga upphandlingar (MOU).

Cypern har tagit fram tre upphandlingsmallar och tre utvärderingsmallar. Mallarna omfattar fordon, gatlysen, datorer och skärmar. Åsa har skickat mallarna för översättning, de kommer att vara översatta och klara att skickas ut för granskning den 14 oktober.

Att göra!

Åsa skickar ut alla sex översatta mallar till referensgruppen.

 Referensgruppen granskar mallarna för att se hur och om de behövs anpassas efter svenska förhållanden för MOU.

 Vid nästa referensgruppsmöte diskuterar vi hur vi går vidare med upphandlings- och utvärderingsmallarna.

 Alla i referensgruppen stämmer av med sin organisation och sitt kontaktnät om det snart är aktuellt att upphandla fordon, gatlysen, datorer eller skärmar. Tar medaktuella upphandlingar/piloter till nästa referensgruppsmöte så vi kan välja ut minst tre pilotupphandlingar som kan påbörjas under 2016 eller tidigt under 2017.

Informationsspridning

 HT 2017 endags event, samordning med andra event t.ex. CoMferensen Borgmästaravtalet

 Avslutningskonferens i Norrbotten: Samordning med annan aktör ?

Att göra!

Diskussioner om lämpligt forum för informationsspridning fortsätter vid kommande referensgruppsmöten.

Nästa möte 28/10 kl 8-12, inbjudan och länk att delta via Skype har skickats. Åsa Bjuder på lunch. Dagordning mejlas ut innan mötet.

Tack för aktiv medverkan med mycket bra input!

Vid tangenterna,

Åsa Nilsson

Projektledare GreenS