Luleå, Oktober 2016 – Sverige rundabordssamtal diskussion om mallar

Minnesanteckningar från GreenS

Referensgruppsmöte 2016-10-28 kl 08.00-11.00

 

Plats: Energikontor Norr, Luleå

 

Närvarande:

Åsa Nilsson, Energikontor Norr AB. Björn Eriksson, Norrbottens kommuner, Theresa Hägglund, Bodens kommun;

Via Skype: Heini-Marja Suvilehto, Upphandlingsmyndigheten

 

Frånvarande:

Ylva Sardén, Länsstyrelsen i Norrbotten län.

 

Dagordning

  1. Välkommen och presentation av deltagare
  2. Minnesanteckningar från föregående möte
  3. Nuläge
  4. Upphandlings och utvärderingsmallar
  5. Pilotupphandlingar
  6. Online katalog
  7. Informationsspridning
  8. Nästa möte

     


  1. Presentationsrunda över nya och gamla representanter i referensgruppen.

    Sandra Ström arbetar som marknadssamordnare vid Nordiska Bil AB

    Åsa Nilsson är projektledare för GreenS, Energikontor Norr AB. har arbetat många år som projektledare i många olika projekt inom skog-, klimat- och miljöområdet.

    Theresa Hägglund, inköpschef på Bodens kommun. Är utbildad jurist och har tidigare arbetat med upphandling både på Norrbottens läns landsting och inom industrisektorn. Har även arbetat med näringslivsutveckling och affärsjuridik.

    Björn Eriksson, samverkansledare för miljö, folkhälsa och samhällsbyggnad, Kommunförbundet Norrbotten. Ansvar för upphandlingsfrågor i organisationen.

    Heini-Marja (Hippo) Suvilehto är projektledare på Upphandlingsmyndigheten (tidigare Miljöstyrningsrådet) med ansvar för energikrav i offentlig upphandling. Hon har tidigare arbetat på Energimyndigheten med liknande frågor. Hon har även en bakgrund som konsult på ÅF och som projektledare på Stockholms miljöförvaltning.

     

  2. Minnesanteckningar från föregående möte

    Inga synpunkter på föregående minnesanteckningar

 

 

 

  1. Nuläge

    Projektet har genomfört en enkätundersökning, den har besvarats av 15 upphandlare/inköpare. Två av enkäten besvarades av Energimyndigheten och upphandlingsmyndigheten. En fråga handlade om vilket behov av support (stöd och hjälp) som efterfrågas av upphandlare/inköpare. Svaren är numrerade i rangordning. Nr 1. Är det som är viktigast att få hjälp med, nr 7 har de mindre behov, se enkätfråga nedan.

     

What kind of support for the GPP implementation would you need in future?

  1. For evaluation of life-cyclecostings (LCC)
  2. Information on market availability of products/services/works
  3. For sharing of experience and knowledge
  4. Sources of GPP criteria to use
  5. How to verify environmental claims made by tenders
  6. Professional GPP training seminars
  7. For establishing GPP online forum

 

  1. Upphandlings och utvärderingsmallar

    Mallarna som partnerlandet Cypern tagit fram har översatts och skickats ut för granskning till referensgruppen. Referensgruppen diskuterade hur och om vi ska använda upphandlings och utvärderingsmallarna.

     

    Vi utgick ifrån nuläget i Sverige att:

  • Upphandlingsmyndigheten har en bra kriteriedatabas för flera olika produktgrupper. Kriterierna, i form av miljökrav och sociala krav, för ett tiotal produktområden som omfattar 100-tals produkter.
  • Kraven finns på olika nivåer (bas-, avancerad- eller spjutspetsnivå) med tillhörande förslag på verifikat, motiv och bakgrundsinformation. Man kan välja nivå efter ambition och tillgängliga resurser.
  • De kriterier som ligger på Upphandlingsmyndighetens hemsida uppdateras kontinuerligt efter erfarenheter och utfall mm.
  • Många upphandlare använder redan idag upphandlingsmyndighetens databas för att ställa krav i sina upphandlingar.
  • Ska vi öka andelen lyckade MOU i Sverige så behöver projektet fokusera på nuläget av MOU i Sverige.

     

    Beslut

    Vid diskussion beslutade referensgruppen att inte använda de mallar som Cypern tagit fram utan använda Sveriges befintliga upphandlingsstrukturer såsom Upphandlingsmyndighetens kriteriedatabas och anamma råd från Upphandlingsmyndigheten. Projektet kan inte på eget initiativ/egen hand kan införa en parallell struktur/system till det som vår myndighet förordar och som redan idag används av många upphandlare.

     

     

    Vi vill öka andelen MOU i Sverige. Minska kostnader, minska energiförbrukning och minska CO2 utsläpp och utgår därför från Sveriges nuläge och behov vid MOU.

     

  1. Pilotupphandlingar inom regionen och kategorierna fordon, gatulysen, datorer och skärmar.

    I pilotupphandlingarna fokuserar vi på det behov av stöd och hjälp som i nuläget finns bland upphandlare/inköpare i Sverige. För att de framgångsrikt ska kunna forma, genomföra och utvärdera MOU. Se behov av stöd i punkt 3 ovan. Alla resultat av sammanställd enkät, se bilaga 1.

 

Utifrån behov för stöd i pilotupphandlingarna samlar och stöttar projektet med kompetens för ett bra genomförande av pilotupphandlingarna. SKL Kommentus erbjuder ramavtal och upphandlingsstöd till främst offentlig sektor. De har värdefull erfarenhet av stora upphandlingar vid tex fordon och datorer, kanske kan de vara ett stöd vid pilotupphandlingarna.

 

Utkast på frågeställningarna för planering och uppföljning av pilotupphandlingarna

  • Vilken nivå på miljökraven har använts och varför, Bas, Avancerad eller Spjutspets.
  • Hur har man samverkat med branschen och verksamheten då man förberett upphandlingen.
  • Har det funnits någon politisk påverkan, vilken i så fall.

Resultat/utfall av upphandlingen

  • Hur många anbud kom in. Normalt antal jämfört med tidigare.
  • Blev tjänsten/produkten dyrare eller billigare.
  • Minskade CO2 utsläppen för upphandlad produkt eller tjänst.  
  • Minskad energianvändning för upphandlad produkt eller tjänst.
  • Efter avslutad upphandling, stämma av med leverantören vad de anser om upphandlingen, tex satta krav, var upphandlingen bra/dålig, motivering.
  • Hur fungerade samarbetet med upphandlingen internt i verksamheten.

Uppföljning

  • Hur säkerställer verksamheten att upphandlingskraven verkligen följs under hela avtalsperioden. Ta fram strukturerade metoder för att följa upp upphandlingen.

Lärdomar och policyrekommendationer

  • Var det ett bra sätt att genomföra en MOU på. Erfarenheter, förbättringar och rekommendationer till för att lyckas ännu bättre med MOU.

 

Att göra!
– Luleå Kommun har genomfört en upphandling av gatulysen februari 2015. Den har överklagats i flera olika instanser och är fortfarande inte klar. Kontakta Luleå kommun och höra om vi kan få deras underlag samt en sammanställning om vad som överklagan gäller.

– Söka efter potentiella upphandlingar som ska upphandlas snart i regionens olika kommuner. Fortsatt diskussion och urval av pilotupphandlingar vid kommande referensgruppsmöte.

 

  1. Online katalog

    Erbjuda leverantörer av miljöanpassade produkter och tjänster att lägga upp sin profil kontaktuppgifter i en online katalog.

     

    Diskussion

    Online katalogen måste vara komplett för att företag ska lägga ner tid för att göra en profil och sedan hålla den uppdaterad. De torde vilja veta att alla upphandlare som förbereder en MOU använder katalogen (som en marknadsanalys) för att se potentiella miljöanpassade företag och produkter som kan leverera tjänster eller produkter. Svårt att garantera en komplett online katalog.

     

    Det finns några ”online kataloger” idag, www.dabas.com som är matservicebranschens artikeldatabas. Fordon har www.miljofordon.se den uppdateras varje natt. Går man via upphandlingsmyndighetens kriteriedatabas så kommer man direkt till rätt ställe och kan få fram vilka bilar som finns tillgängliga på de olika kravnivåerna (bas, avancerat, sputspets).

     

    Goda exempel på genomförda MOU efterfrågas och kommer att sammanställas och läggas upp på hemsidan.

     

  2. Informationsspridning

    Webinarium:

    28/10 10-11 ”How to use GPP strategy”

    10/11 kl 11-12 “Market engagement practices to ensure GPP Succes”

     

  3. Nästa möte 13/12 kl 13-15,

    Inbjudan och länk för att kunna delta via Skype har skickats. Preliminärt kommer vi att fokusera på pilotupphandlingar och utbildningar. Dagordning mejlas ut innan mötet.

     


     

    Tack för aktiv medverkan med mycket bra input!

     

    Vid tangenterna,

    Åsa Nilsson

    Projektledare GreenS