Luleå, Januari 2016 – Sverige rundabordssamtal kick-off möte

Minnesanteckningar referensgruppsmöte 2016-01-19
kl 8.30-11.00

Närvarande: Björn Eriksson, Kommunförbundet Norrbotten; Theresa Hägglund, Bodens kommun; Heini-Marja Suvilehto, Upphandlingsmyndigheten; Ulrika Lundberg, Energikontor Norr AB.

 

Lämnat förhinder: Annie Ståhlberg, Upphandlingsmyndigheten; Ylva Sardén, Länsstyrelsen i Norrbottens län.

 

Dagordning

 

  1. Presentation av deltagarna – Heini-Marja (Hippo) Suvilehto är projektledare på Upphandlingsmyndigheten (tidigare Miljöstyrningsrådet) med ansvar för energikrav i offentlig upphandling. Hon har tidigare arbetat på Energimyndigheten med liknande frågor. Hon har även en bakgrund som konsult på ÅF och som projektledare på Stockholms miljöförvaltning.

    Theresa Hägglund, inköpschef på Bodens kommun. Är utbildad jurist och har tidigare arbetat med upphandling både på Norrbottens läns landsting och inom industrisektorn. Har även arbetat med näringslivsutveckling och affärsjuridik.

    Björn Eriksson, samverkansledare för miljö, folkhälsa och samhällsbyggnad, Kommunförbundet Norrbotten. Ansvar för upphandlingsfrågor i organisationen.

    Ulrika Lundberg, projektledare Energikontor Norr. Projektledare för energikontoret i det aktuella projektet och även ansvarig för upphandlingsfrågor internt.

     

    Förutom de personer som idag närvarade på mötet ska även en representant från Länsstyrelsen finnas med (tjänsten vakant) och representanter från företag som säljer miljöanpassade produkter/tjänster.

  2. Projektet med dess olika delaktiviteter gicks igenom. Projektet har partners i åtta länder. I alla länder utom Sverige och Tyskland är det ett energikontor och en offentlig myndighet som är med i projektet.

    Kartläggning och analys av tillämpning och status för miljöanpassad upphandling i de olika länderna – tre enkäter har genomförts – en som skulle besvaras av upphandlare i kommunerna, en som den nationella projektpartnern (offentlig myndighet) skulle besvara och en som vände sig till energi- och klimatstrateger i kommuner som är anslutna till Borgmästaravtalet. Syftet med enkäterna var att få svar på hur det ser ut med tillämpningen av miljöanpassad offentlig upphandling i respektive land, vilka varor som upphandlas, hur den nationella strukturen ser ut för miljöanpassad upphandling, vilka lagar och mål som finns, hur uppföljning av genomförda upphandlingar ser ut, vilket utbildningsbehov som finns och hur kunskapen kring miljöanpassad upphandling är. En av frågorna till kommunerna handlade om hur många och till vilka beloppssummor miljöanpassade upphandlingar genomfördes. Detta var en fråga som inte många kommuner besvarade. Theresa sa att det idag nog inte är många kommuner som har koll på detta, men att det pågår ett arbete med att köpa in ett nytt upphandlingssystem, där det ska vara möjligt att följa vilka upphandlingar som har miljö- eller energikrav. Där blir det ju förstås en definitionsfråga om vad som är en miljöanpassad upphandling. I första hand blir det CO2-utsläpp som kommer att följas upp.  Hippo kommenterade att Naturvårdsverket har haft i uppdrag att göra en sammanställning av upphandlingar som görs av kommuner och landsting och i vilken mån miljökrav ställs. Det är Kristina von Ölreich på Naturvårdsverket som iaf tidigare har ansvarat för denna uppföljning.

    En analys av energi- och klimatplaner gjordes också för att se i vilken mån miljöanpassad upphandling fanns med som en av åtgärderna för att nå kommunens uppsatta energi- och klimatmål. I analysen skulle även exempel på genomförda upphandlingar samlas in (både goda och mindre lyckade), men detta visade sig vara svårt. Resultatet från enkäten är inte sammanställt ännu.

     

    Etablering av support- och rådgivningsfunktion på energikontoret, framtagande av strategi för hur det långsiktiga arbetet ska bedrivas

    Två personer från energikontoret ska genomgå en utbildning för att i sin tur kunna utbilda andra personer, bl a inköpare, beslutsfattare och annan energikontorspersonal. Dessa två personer ska sedan utgöra en stödfunktion för offentliga myndigheter i regionen med formulering av miljökrav vid upphandlingstillfällen. Första träffen för utbildningen är 16-17 februari i Bryssel, utbildningen hålls av ICLEI.

     

    Utbildning till offentliga aktörer inom miljöanpassad upphandling – 6 utbildningstillfällen för upphandlare och beslutsfattare under 2016-2017

    Ett utbildningsmaterial ska tas fram/sammanställas och i Sverige finns det en hel del material framtagna i andra projekt och i tidigare arbete av bl a MSR. Susanne Lång på Upphandlingsmyndigheten var den som ansvarade för dessa utbildningar. Hippo kollar med henne vad som finns tillgängligt i utbildningsmaterial, förutom det som finns på hemsidan. Det planeras också att genomföras utbildningsinsatser under de kommande åren, och de bör samplaneras med utbildningstillfällena i GreenS. MSR jobbade också med s k regionala budbärare och samarbetade en hel del med Energikontor Sydost med olika teman, bl a transporter, belysning och LCC-kalkyler. Upplägget på dessa utbildningar var att deltagarna fick svara på frågor om vilka upphandlingar som de skulle göra och vad de konkret behövde hjälp med. Svaren på frågorna skickades till myndigheten innan så att de kunde förbereda svar. På så sätt blev det interaktiva och givande tillfällen. Dessa träffar hölls via länk.

     

    På Upphandlingsmyndighetens hemsida finns också en hel del material, bl a finns ett kalkylverktyg för LCC och en online-utbildning för detsamma. Kalkylverktyget är nyligen uppdaterat och har genomgått en del förändringar. Det finns också ett online-verktyg för inom- och utomhusbelysning.

     

    Miljöanpassade upphandlingar – piloter. Utkast till nya riktlinjer (tekniska kravspecifikationer) för tre nya kategorier. Tre pilotupphandlingar ska genomföras i projektet, med hjälp av olika kriteriedokument. Utkast till nya kriteriedokument ska tas fram för tre nya kategorier (som inte finns på EU-nivå). Det här är ett omfattande arbete som tar lång tid, så arbetet som ska göras i projektet kan likställas med ett förstudiearbete. I Sverige finns kriteriedokument för fler produktgrupper än vad som finns på EU-nivå, därför kan ett sätt vara att använda sig av de som är framtagna och försöka sprida dessa. Ett frågeformulär har tagits fram av ansvarig partner där vi ska peka ut vilka kategorier som kan vara intressanta från myndigheternas sida att ta fram kriterier för. Upphandlingsmyndigheten har också beställt statistik på leverantörsreskontra för att kunna se vilka produkter/tjänster det är som upphandlas av kommuner och landsting, för att utifrån den statistiken avgöra vilka områden som ska prioriteras. Denna sammanställning borde vara klar inom några veckor. Statistiken kommer att bli offentlig så alla kan ta del av den. Hippo meddelar när den är färdig.

     

    Utvärdering av genomförda aktiviteter – resultera i rapport om nyttorna och utmaningarna med implementeringen av G.PP.S. och samverkan kring MOU mellan olika nivåer.

     

  3. Diskussion om hur projektet ska arbeta i Sverige, vilka synergier som finns, hur kan samverkan ske, vilka är behoven?

     

     Projektet förväntade resultat är:

     

  • Visa på lyckade resultat av genomförda upphandlingar
  • Motivera till ökad användning av miljöanpassad upphandling genom utbildningar och seminarier
  • Skapa en databas med leverantörer av miljöanpassade produkter och tjänster
  • Utkast till nya riktlinjer (tekniska kravspecifikationer) för tre nya kategorier
  • Policy-rekommendationer för miljöanpassad offentlig upphandling
  • Samla in goda exempel och publicera dessa på hemsidan

     

    Just goda exempel, men även mindre goda exempel på genomförda upphandlingar är något som efterfrågas, och där det inte finns så mycket sammanställt i dagsläget. Viktigt att hitta rätt nivå på kraven, så att de lever upp till fattade beslut men att det samtidigt inte blir omöjligt att få in anbud för att miljökraven är för högt ställda. I Norrbotten är också problemet med t ex transporter eller maskintjänster att företag kan lämna anbud och uppge att de har ett visst antal miljöklassade maskiner. Men sen när det väl ska avropas då har de miljöklassade maskinerna redan tagits i anspråk av någon annan köpare, och då blir det de äldre och sämre maskinerna (ur miljöaspekt) som används. För små entreprenörer är det en stor investering som kan avskräcka.

     

  1. Senaste nytt om miljöanpassad offentlig upphandling – vad är på gång på nationell, regional och lokal nivå

    Theresa:  I Norrbotten har ett upphandlingsråd etablerats, som drivs av Norrbottens handelskammare. I rådet ingår en samling av offentliga aktörer och privata företag. Den 11 februari genomförs Upphandlingsdagen och då ska Theresa be att få säga något om detta projekt och vad som kommer att genomföras under projekttiden. De har ett möte på torsdag den 21 januari och då kan hon även lyfta frågan om det finns någon företagare som är intresserad av att sitta med i referensgruppen för GreenS.

     

    Det finns också ett nätverk för upphandlare/inköpare som träffas 1 g/år med ca 35-50 deltagare. Utöver detta har inköpscheferna också ett antal årliga träffar, nästa gång de träffas är i maj.

     

    SOI är ett nätverk för Sveriges offentliga inköpare, som är uppdelat i regioner – Norr, Mitt och Syd. De ordnar en tredagarskonferens 1 ggr/år.

     

    LFU är ett nätverk för inköpschefer inom landsting. De träffas 1 g/år, ca 2 dgr. De kan också genomföra utbildningsinsatser vid behov och efterfråga.  De fyra nordliga landstingen samverkar också och gör en del gemensamma upphandlingar, de har träffar 1g/år.

     

    SKI gör genom Kommentus ramupphandlingar varje år som kommunerna kan göra avrop från om de så önskar.

     

    Inom fyrkanten genomförs en del gemensamma upphandlingar, men det kunde vara fler. Landstinget upphandlar produkter inom vården för flera kommuner i länet.

     

    Hippo:  En viss samverkan har skett med de regionala energikontoren (via Sveriges energikontor). Upphandlingsmyndigheten driver också Forum för hållbarhetskrav i upphandlingar, där det ordnas tematräffar med olika fokusområden, bl a hållbarhetskrav för simhallar.

     

    Det pågår också en rad olika energiprojekt, bl a om AMA-koder, LCC-fokus, energikrav i skolor och förskolor och tillfälliga byggnader. Funktionskrav för belysning, max antal kWh/m2. Kategoristyrning – vilka inköp görs, vilka leverantörer anlitas ofta, ta fram CO2-ekvivalenter/krona för att se vilken påverkan de olika inköpen har. Det kan vara så att en vara som inhandlas sällan och till en mindre kostnad än andra varor ändå kan vara viktig att fokusera på avseende miljökrav, därför att det är en väldigt miljöbelastande produkt. Myndigheten jobbar också med tidig dialog- kommunikation med leverantör för att få bra förfrågningsunderlag och i slutändan anbud. Behovsanalys, uppföljning och innovationsupphandling är andra områden som det arbetas med.

     

  2. Nästa möte

    Nästa möte kommer att hållas i maj. Ulrika skickar ut Doodle med förslag på dagar.

     

     

    Tack för aktiv medverkan med mycket bra input!